Hoe een zaal reserveren?

Stap 1: aanvragen

Elke reservatieaanvraag moet schriftelijk en aan de hand van de daartoe bestemde formulieren gericht worden aan de gemeentelijke cultuurdienst (A. Dassonvillelaan 3, 8860 Lendelede) ten laatste 1 maand en ten vroegste 1 jaar voor de activiteit.

Aanvragen voor privaat gebruik van zaal 'Lindelei' kunnen gebeuren ten laatste 1 maand en ten vroegste 6 maanden voor de activiteit.

Een optie nemen is mogelijk. Als er een andere aanvrager opdaagt, moet de optie binnen de 48 uren omgezet worden in een definitieve reservering. De optienemer wordt verwittigd bij andere aanvragen. De optie geldt voor maximum 30 kalenderdagen. Voor het privaat gebruik van zaal Lindelei geldt de optie slechts voor 15 kalenderdagen.

Wil je een reservatie aanvragen, dan kan dit via onze webshop vrije tijd

of via het  Reservatieformulier

Stap 2: Overeenkomst

De reservatie is definitief vanaf het ogenblik dat de aanvraag door de cultuurdienst is goedgekeurd. De aanvragen worden chronologisch (volgens datum van ontvangst) toegekend.

De huurder ontvangt binnen de 14 dagen na goedkeuring van de cultuurdienst een huurcontract in tweevoud, vergezeld (indien van toepassing) van een 'aanvraagformulier technisch materiaal' en een ‘bestelbon dranken'.

Private huurders (zaal Lindelei) ontvangen ook een voorschotfactuur (te betalen binnen de 14 dagen na ontvangst).

De huurder bezorgt de cultuurdienst per kerende één door de huurder ondertekend exemplaar van het contract terug.

Stap 3: Sleutelbeheer

De sleutel van het gemeenschapscentrum Den Tap en Het Trefpunt kan op de dag van de activiteit worden afgehaald in de bibliotheek (tijdens de openingsuren). De sleutel moet max. 2 werkdagen na het gebruik van de infrastructuur worden terugbezorgd in de bibliotheek.

De toegangscontrole van zaal Lindelei gebeurt via een badgesysteem. De badge kan op de dag van de activiteit worden afgehaald in de bibliotheek (tijdens de openingsuren).

Met deze badge kan de voor- en achterdeur van zaal Lindelei op de gereserveerde datum (en uren) worden geopend en gesloten.

De badge moet max. 2 werkdagen na het gebruik van zaal Lindelei worden terugbezorgd bij de cultuurdienst.

Stap 4: Betaling     

Maximum 3 weken na de activiteit ontvangt de huurder één factuur, met daarop de te betalen huurprijs, alsook (indien van toepassing) de huur van de gevraagde materialen en de drankafrekening. Deze factuur dient betaald te worden uiterlijk 30 kalenderdagen na factuurdatum.