Evenementenfiche

Om u als organistoren te helpen om een geslaagd, kwalitatief en veilig evenement op poten te zetten, start de gemeente Lendelede met een evenementenfiche. Door het invullen van de evenementenfiche worden er heel wat aanvragen gebundeld. Dit maakt het overzichtelijk voor zowel u als organisator als voor de gemeentelijke diensten. 

De fiche moet uiterlijk 2 maanden (8 weken) op voorhand ingediend worden.
Indien deze termijn niet wordt gerespecteerd bestaat de kans dat er bepaalde zaken niet meer kunnen worden vergund, goedgekeurd of gereserveerd.

Om uw evenement te kunnen melden dient u over een minimum aan informatie te beschikken. Wanneer u de basisgegevens nog niet kunt meedelen, dient u dit eerst verder voor te bereiden. 

ALGEMENE INFORMATIE
WANNEER
:
:
LOCATIE
Opgelet, het aanvinken van een openbaar gebouw resulteert niet in een reservatie. Het reserveren van een gebouw moet apart gebeuren via www.lendelede.be/formulieren/reserveren-culturele-infrastructuur
De beschikbaarheid van de gemeentelijke gebouwen en meer informatie over de infrastructuur kan u hier terugvinden: www.lendelede.be/ik-organiseer
(straat, huisnummer of een kadastraal nummer indien geen huisnummer)
(straat, huisnummer of een kadastraal nummer indien geen huisnummer)
(indien het niet gaat om een openbaar gebouw)
GEGEVENS ORGANISATOR
(kledij, hesje, badge, ...)
TOELATINGEN - PUBLICITEIT
Opgelet, onderstaand onderdeel invullen wil niet zeggen dat u automatisch de toestemming krijgt. Na bespreking op het College van Burgemeester en Schepenen zal u een allesomvattend antwoord krijgen waarin duidelijk staat vermeld want al dan niet is toegelaten of vergund.
(noteer ALLE locaties waar er tijdelijke reclameborden zullen worden geplaatst of bewegwijzering zal worden gehangen)
TOELATINGEN - SLUITINGSUUR
Opgelet, onderstaand onderdeel invullen wil niet zeggen dat u automatisch de toestemming krijgt. Na bespreking op het College van Burgemeester en Schepenen zal u een allesomvattend antwoord krijgen waarin duidelijk staat vermeld want al dan niet is toegelaten of vergund.
'Standaard' sluitingsuur is 3 uur.
:
TOELATINGEN - ANDERE
POLITIONELE MAATREGELEN - PARKING
'Ja' kiezen wil niet noodzakelijk zeggen dat er politie aanwezig zal zijn. Politie zal dit evalueren.
omleiding, invoeren éénrichtingsverkeer, ...
DRANK EN ETENSWAREN
(er moet door de organisator in eigen reglementaire vuilniszakken worden voorzien)
bv. gratis vat om 22 uur
MILIEU EN AFVAL
Het afvalprobleem op een eenvoudige en doeltreffende manier aanpakken. Contacteer afvalintercommunale IVIO voor informatie en reservatie: www.ivio.be/evenementencontainer
GELUID

Opgelet, onderstaand onderdeel invullen wil niet zeggen dat u automatisch de toestemming krijgt.

In de regelgeving wordt de volgende logica gehanteerd: hoe hoger het geluidsniveau van de muziek, hoe meer maatregelen moeten worden genomen om het geluid te beheersen en gehoorschade te voorkomen. Om die reden wordt gewerkt met drie geluidsniveaus. Meer informatie via deze duidelijke brochure.

HUUR MATERIAAL
  • Alleen de strikt nodige materialen en hoeveelheid aanvragen.
  • Niets meer dan werkelijk nodig.
  • Bij schade/verlies aan de geleende materialen worden de kosten doorgerekend aan de aanvrager.
  • De geleende materialen dienen in propere staat terug afgeleverd worden en de geleende materialen dienen bij ophaling terug gestapeld zoals zij geleverd werden.
Tot 167 dranghekkens uitleenbaar. De hekkens dienen terug geladen te worden zoals afgeleverd.
Maximaal 2. De masten dienen geplaatst te worden door de aanvrager.
De meest courante (Europese) landenvlaggen kunnen worden geleend. Gelieve hierboven uw land(en) naar keuze te noteren.
Maximaal 90 stuks. Een tafel is 80 cm op 220 cm voor 8 à 10 personen.
Maximaal 12 stuks. (afmetingen: 2,0 x 1,0 m + trap)
(afmetingen: 2m x 1m + trapje)
Maximum 18 stuks. (afmetingen: 2m x 1m met de nodige staanders - aluminiumprofielen)
Maximum 20 stuks. (afmetingen: 1,25m x 1,25m met de nodige staanders en voeten)
VOORZIENE ORDEMAATREGELEN DOOR DE ORGANISATOREN
Voor meer informatie omtrent preventiemaatregelen, surf naar de website van www.hvzfluvia.be
(extra brandblusapparaten, evacuatieplan, ...)
(gasflessen, stroomgenerator, toiletten,...)
(toegangscontrole, security, ...)

Gelieve hier de lijst met namen, rijksregisternummer en email adressen van de vrijwilligers toe te voegen. Hou er rekening mee dat de vrijwilligers + 18 jaar moeten zijn!
De maximale bestandsgrootte is 30 MB. De toegestane bestandsformaten zijn: gif, jpg, png, pdf, docx, doc, xlsx, xls, pptx, ppt.

:
:
BIJLAGEN
Voeg als bijlage een inplantings- en grondplan toe waarop duidelijk de opstelling van de gebruikte ruimte uitgetekend staat: opstelling podium, geluidsversterking, opstelling diverse standen (drank, eten, toiletten, ehbo, ...) in-en uitgang, nooduitgangen? Voeg hier ook de lijst van vrijwilligers toe in excel.
De maximale bestandsgrootte is 30 MB. De toegestane bestandsformaten zijn: gif, jpg, png, pdf, docx, doc, xlsx, xls, pptx, ppt.
INFORMATIE
Bovenvermelde verantwoordelijke verklaart dit formulier naar waarheid te hebben ingevuld en vraagt aan de Burgemeester en/of het College van Burgemeester en Schepenen om een toelating voor het organiseren van bovengenoemd evenement. Het invullen van dit formulier impliceert noch een vergunning, noch een toestemming voor het inrichten van het evenement. De aanvrager zal hiervan hetzij schriftelijk, hetzij per mail verwittigd worden. Op basis van deze door u verstrekte gegevens kan het zijn dat u wordt uitgenodigd voor een veiligheidsoverleg en/of er een plaatsbezoek van de brandweer zal gebeuren.